GDPR - Personuppgiftshantering

Vad innebär det för mig?

I korthet innebär GDPR att du:

• Har rätt att få mer utförlig information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi ger dig sådan information i Integritetspolicyn nedan.
• Får möjlighet att, under vissa förutsättningar, begära att dina personuppgifter flyttas eller att vi begränsar behandlingen.
• Får möjligheter att ta del av dina personuppgifter och att, under vissa förutsättningar, få dem rättade eller raderade.
• Kan godkänna eller motsäga dig viss behandling som vi utför, till exempel för direktmarknadsföring.

Integritetspolicy

För Harmoniq är det mycket viktigt att du alltid känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Du ska kunna känna dig säker på att vi har en korrekt och säker hantering och att vi aldrig behandlar dina personuppgifter på ett sätt som vi inte får.

Enligt gällande regler om integritet, får personuppgifter endast behandlas för specifikt angivna syften och om det finns en laglig grund för behandlingen. 

I denna integritetspolicy beskriver vi varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, vilken laglig grund vi stödjer behandlingen på och hur länge uppgifterna sparas. Vi beskriver även hur du kan påverka behandlingen genom att utöva dina rättigheter. Vi ger dig även information om vem hos oss du kan prata med om du har frågor om personuppgiftsbehandling samt vart du ska vända dig om du inte är nöjd med vår hantering. 

Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter genom vilka vi direkt eller indirekt kan identifiera dig, t.ex. ditt personnummer, namn, kundnummer eller ditt telefonnummer. När du ringer till oss via kundservice, chattar eller skickar e-post, blir de e-post och chattsessioner som skapas personuppgifter om vi kan koppla dem till dig.

Vad är en behandling av personuppgifter?

Allt vi gör med dina personuppgifter räknas enligt tillämpliga lagar som behandlingar, det gäller oavsett om vi använder automatiserade system eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. Att endast läsa personuppgifter är också en behandling, det gör vi t.ex. om du ringer in och vill ha hjälp.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

De personuppgifter som vi samlar in om dig utgörs av kunduppgifter. Kunduppgifterna följer nedan.

HARMONIQ.SE:

• Personnummer
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer/Mobiltelefonnummer
• Dina köp
• Dina analyser i vårt analysverktyg för makeup, hudvård samt hårvård

Butiksdelen:

• Personnummer
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer/Mobiltelefonnummer
• Dina köp

  Behandlingsdelen:

  • Personnummer
  • Namn
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefonnummer/Mobiltelefonnummer
  • Dina behandlingar
  • Recept för dina behandlingar
  • Delar av konversationen med din terapeut för att upprätthålla en god social kontakt med dig som kund
  • Produkt och behandlingsrekommendationer
  • Dina köp samt vilka produkter du visade intresse för

  Vad används uppgifterna till?
  
  För att vi ska få behandla dina personuppgifter, krävs att vi har angivit ett uttryckligt och berättigat syfte med behandlingen. Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med det ursprungliga syftet. Utöver detta, måste vi ha stöd i lag, så kallad rättslig grund, för att få behandla personuppgifter.
  
  De behandlingar av personuppgifter som vi utför, stöder vi på följande rättsliga grunder:
  
  1.    Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtalet med dig, t.ex. att samla in uppgifter om dig för att kunna registrera dig som medlem eller boka in din behandling.
  
  2.    Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t.ex. att spara personuppgifter för bokföringsändamål.
  
  3.    Vi bedömer, efter en så kallad intresseavvägning, att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt till integritetsskydd, t.ex. när vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring.
  
  4.    Du har givit ditt uttryckliga samtycke till behandlingen. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Viktigt att notera är att om du återkallar ditt samtycke, så kan vi inte fortsätta att tillhandahålla dina tjänster/erbjudanden på samma sätt som tidigare.
  
  För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta.

  Tillhandahålla dina tjänster.
  
  Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund samt för kreditupplysningsändamål. Vi behandlar även dina personuppgifter för att vi ska kunna boka in de behandlingar som du önskar.

  Vi behöver även behandla dina personuppgifter för att kunna fakturera dig i de fall du önskar faktura på ditt köp samt vid obetalda avgifter för att kunna vidta inkassoåtgärder om detta behövs för att säkerställa att vår fordran blir betald. Vi behandlar också dina personuppgifter för att vi ska kunna tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig.

  
  Rättslig grund: Fullgörande av avtal och berättigat intresse
  
  Vårt berättigade intresse för denna behandling är att säkerställa att vi erhåller betalning enligt avtalet med dig.

  Annan kommunikation om tjänster.
  
  Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, t.ex. för att tillhandahålla dig information om ditt medlemskap eller bokade behandlingar. När du kontaktar vår kundservice behandlar vi personuppgifter om dig för att kunna hjälpa dig.

  Utveckling av tjänster.
  
  Vi behandlar personuppgifter för att förbättra och utveckla våra erbjudanden till dig och andra kunder samt för att utveckla våra interna processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
  
  Rättslig grund: Berättigat intresse
  
  Våra berättigade intressen för nämnda behandlingar är att vi behöver ha ett systematiskt arbete med att utveckla våra tjänster, produkter, interna processer, system och nät för att långsiktigt kunna tillgodose befintliga kunders och marknadens behov av utveckling.

  Direktmarknadsföring.
  
  Vi behandlar personuppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster samt våra samarbetspartners produkter och tjänster direkt till dig. För att vi ska kunna göra detta använder vi dina personuppgifter (t.ex. din köphistorik) så att vi kan ta fram erbjudanden som är relevanta för just dig och dina behov. När vi riktar direkt marknadsföring till dig, sker detta via följande kommunikationskanaler:

  • brev
  • sms
  • telefon
  • e-post
  • harmoniq.se
  • HARMONIQ APP

  Om du inte vill ta emot direktmarknadsföring eller inte vill att vi tittar på dina uppgifter för detta ändamål, kan du enkelt meddela oss detta via vår kundservice. Du kan även välja vilken kanal du vill att vi kommunicerar med dig genom. För att bli bättre på att förstå våra kunders behov, kan vi även komma att sammanställa statistik, utifrån anonymiserade eller pseudonymiserade personuppgifter.

  
  Rättslig grund: Berättigat intresse
  
  Våra berättigande intressen för nämnda behandlingar är att vi ska kunna marknadsföra nya eller befintliga tjänster. Vi skickar dig endast information om produkter och tjänster som ligger inom avtalet med dig och som vi tror att du finner intressanta. Vi kommer aldrig att skicka information till dig om du valt att tacka nej till marknadsföring.

  Efterlevnad av lagar.
  
  Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss, t.ex. bokföringslagens krav på lagring av bokföringsmaterial.
  
  Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

  
  Fakturafinansiering.
  
  Vi behandlar personuppgifter i syfte att refinansiera våra fakturor för att långsiktigt kunna tillhandahålla dig optimala tjänster med de bästa priserna.
  
  Rättslig grund: Berättigat intresse

  Hur samlar vi in uppgifterna?

  •  Vi samlar in personuppgifter i samband med att du blir kund hos oss, antingen genom att du själv lämnar dem till oss genom något av våra digitala gränssnitt, eller att du lämnar dem till oss muntligen i kundservice eller våra butiker/salonger.
  • Vi samlar in personuppgifter om dig när du kontaktar oss genom vår kundservice i olika ärenden som rör ditt medlemskap, bokningar eller ditt köp. Uppgifterna samlas in antingen genom att du själv skriver i e-post och chattar till oss, eller genom att våra medarbetare noterar de uppgifter som du muntligen givit oss.
  • Vi samlar in personuppgifter när du prenumererar på våra nyhetsbrev.
  • Vi samlar in uppgifter genom att våra webbsidor använder cookies som samlar in information på och från din webbläsare.

  Hur länge sparas uppgifterna?
  
  Enligt Integritetslagstiftningen får vi inte spara personuppgifter om dig längre än vi behöver utifrån det syfte vi behandlar dem för. Vi sparar därför aldrig personuppgifter bara för att de är ”bra att ha” utan har alltid ett definierat syfte som har stöd i lag.
  
  Eftersom de uppgifter som vi samlar in och som skapas när du använder våra produkter och tjänster behandlas för olika syften, sparas de också under olika lång tid. Det kan därför vara så att personuppgifter om dig, finns sparade i ett system men raderas i ett annat. Nedan beskriver vi några huvudregler för hur länge vi sparar personuppgifter.

  • Kunduppgifter sparar vi, om vi inte anger någonting annat, så länge som du är kund hos oss. När avtalet upphör raderar eller anonymiserar vi personuppgifterna i de system som används för att stödja avtalsförhållandet. Däremot kan personuppgifter ligga kvar i andra system, t.ex. fakturasystemet, eftersom vi där behöver spara dem längre för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.
  • För att kunna administrera och erbjuda dig attraktiva tjänsteerbjudanden och genomföra marknads- och kundanalyser sparas uppgifter om din användning av våra tjänster i maximalt 24 månader från behandlingens påbörjande.

  Till vem lämnas uppgifterna ut?
  
  I vissa situationer delar vi dina personuppgifter med andra. Nedan beskriver vi när och varför vi gör detta. Vi vill understryka att vi aldrig lämnar över dina personuppgifter om detta inte krävs för att vi ska kunna utföra någon av de behandlingar som anges ovan, vilka vi har ett syfte och som det finns laglig grund för. Vi säljer inte heller dina personuppgifter vidare till andra.

  • Leverantörer och andra personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning.

  • Vi anlitar samarbetspartners för både distribution och fakturering, för att vi ska kunna tillhandahålla dig dina produkter och tjänster, hantera eventuella fel och returer samt för att fakturera dig.

  När vi använder oss av leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, tecknar vi alltid personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Personuppgiftsbiträdesavtalen anger att leverantören (personuppgiftsbiträdet) endast får behandla personuppgifter för ändamål som vi bestämmer och på särskilda instruktioner från oss. Våra leverantörer får alltså inte göra någonting med dina personuppgifter som vi inte uttryckligen talat om för dem att de ska göra. Vi ställer även krav på att leverantörens hantering av personuppgifter ska vara säker och korrekt.
  
  

  Dina rättigheter.
  
  Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Sådan information får du i denna integritetspolicy. Om du har ytterligare frågor om vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta vår kundservice. Utöver rätt till information, har du även andra rättigheter i relation till dina personuppgifter. Du kan t.ex. påverka vår behandling genom att begära utdrag, rättelse, radering och begränsning. Du har även rätt att invända mot viss behandling som vi utför samt begära ut dina personuppgifter eller begära att de flyttas.
  
  Du kan läsa mer om respektive rättighet här nedan.
  
  Rätt till tillgång.
  
  Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.
  
  När du skickar din begäran, är det bra att du specifikt anger vilka uppgifter du är intresserad av, t.ex avtalshandlingar, noteringar i kundservice, chatthistorik eller liknande. På så sätt kan vi ge dig den information som är mest relevant för dig.
  
  Om du skickar flera begäran om registerutdrag, kan vi komma att ta ut en avgift. Registerutdraget kommer att skickas till dig inom 30 dagar från det att vi tog emot begäran. Om utdraget är omfattande så att vi behöver mer tid eller om vi av någon anledning inte kan genomföra din begäran, meddelar vi dig detta.
  
  För att begära ett registerutdrag, vänligen skicka ett brev till oss där du anger vilka uppgifter du är intresserad av, ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Registerutdraget kommer skickas till din folkbokföringsadress
  
  Vänligen skicka din begäran till

  
  HARMONIQ AB
  Stora gatan 2h
  72209 Västerås
  
  

  Rätt till rättelse.
  
  Det är vårt ansvar att se till att de personuppgifter som vi och våra leverantörer behandlar är korrekta och relevanta. Vi vårdar därför systematiskt våra register och uppdaterar adressuppgifter och liknande information om dig så att vi alltid ska ha rätt uppgifter. Om du uppmärksammar att de uppgifter vi har om dig är felaktiga eller om vi saknar viktig information, har du rätt att få dina uppgifter rättade. Vi är tacksamma för att du hjälper oss med detta. Kontakta kundservice om du vill få dina uppgifter rättade.
  
  Rätt till radering.
  
  Vi sparar dina Kunduppgifter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) inom 24 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).
  
  Du har rätt till begära radering av personuppgifter i följande situationer:

  • Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för och som vi behandlar dem för;
  • Om vi behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta;
  • Om vi behandlar personuppgifter för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna fortsätter att behandlas för detta ändamål;
  • Om vi behandlar personuppgifter utifrån en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse;
  • Om vi inte behandlar personuppgifter i enlighet med gällande regler;
  • Om det krävs att personuppgifter raderas för att kunna uppfylla en rättslig skyldighet.

  Eftersom det är viktigt att vi inte raderar fel persons uppgifter, ska en begäran om radering göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.
  
  Vänligen skicka din begäran till
  
  HARMONIQ AB
  Stora gatan 2h
  72209 Västerås

  eller e-posta till

  [e-mail]

  När vi får din begäran, kommer vi att göra en bedömning om det finns skäl att radera dina personuppgifter och vi kommer att meddela dig vilken bedömning vi gör.
  
  

  Rätt till begränsning av behandling.
  
  Börjar gälla från och med 25 maj 2018
  Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
  
  Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.
  
  Eftersom det är viktigt att vi inte begränsar behandlingen av fel persons uppgifter, ska en begäran om begräsning göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa ditt personnummer, ditt namn och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.
  
  Vänligen skicka din begäran till
  
  HARMONIQ AB
  Stora gatan 2h
  72209 Västerås

  eller e-posta till
  
  [e-mail]

  Rätt till invändning.
  
  Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du skriftligen specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.
  
  Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.
  
  Eftersom det är viktigt för oss att veta att vi kommunicerar med rätt person, ber vi dig att göra din invändning skriftligen och att du undertecknar den. Med begäran ska även följa ditt personnummer, ditt namn och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling.
  
  Vänligen skicka din begäran till
  
  HARMONIQ AB
  Stora gatan 2h
  72209 Västerås

  eller e-posta till
  
  [e-mail]
  
  Klagomål.
  
  Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande integritetsskyddsregler bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt.